Identificador del artículo : FS-FBS-20111130-I01
Última verificación : 26 de mayo de 2020
Wersja : 1.1

Outlook - Copia de seguridad diferencial de los archivos PST y OST

El siguiente artículo describe, en qué consiste el problema de realizar copias de seguridad de archivos PST y OST. Presenta las tres principales características del programa Ferro Backup System, gracias a las cuales, la copia de seguridad de archivos PST/OST se pueden realizar sin la necesidad de cerrar el programa Outlook.


Problema con la copia de seguridad de archivos Outlook.pst y ost

El programa Microsoft Outlook es uno de los programas más populares de correo electrónico, frecuentemente utilizado por empresas e instituciones. Un problema grande para los administradores es la copia de seguridad de archivos PST/OST, en los que Outlook almacena sus datos. La dificultad consiste en que los archivos PST y OST son muy grandes y son muy propensos a fallos. Debido a que la avería se puede producir en cualquier momento, la copia de respaldo debe de realizarse todos los días. Debido al gran tamaño de los archivos PST, este tipo de copia de respaldo sería muy lenta y sobrecargante para la red. Adicionalmente, durante su funcionamiento, el programa Outlook bloquea el acceso a los archivos PST, lo que impide realizar la copia de seguridad de forma tradicional.


Características de Ferro Backup System útiles al realizar copias de seguridad de archivos PST y OST

El programa Ferro Backup System se caracteriza con tres cosas, las cuales permiten realizar copias de seguridad de archivos del programa Microsoft Outlook de forma sencilla. Son las siguientes:
  1. un mecanismo propio de copia de seguridad de archivos abiertos y bloqueados, que no utiliza VSS;
  2. copias de seguridad diferenciales delta, que permite realizar copias de los fragmentos de los archivos PST que han sido modificados;
  3. la compresión de los datos se realiza por el lado del cliente.
Gracias a estas características, la copia de respaldo puede realizarse durante el trabajo (envío y recibimiento de correos) del usuario, el rango de copia de seguridad está limitado solo a una parte de los archivos PST y estos, antes de ser enviados, sufren una compresión. A continuación, cada una de las características se describe con más detalles.


Copia de seguridad de archivos PST/OST bloqueados durante el uso del programa Outlook

Ferro Backup System no utiliza el servicio de copia de los volúmenes en segundo plano (VSS), sino que utiliza un mecanismo propio para realizar las copias de seguridad de archivos abiertos y bloqueados. Esta solución tiene varias ventajas sobre VSS. Este mecanismo funciona independientemente de si el servicio VSS está iniciada y si el programa, que escribe los datos en el archivo, es compatible con el servicio VSS. Un archivo PST puede ser almacenado en una partición NTFS o FAT. No es necesario un espacio adicional para imágenes adicionales (en inglés, snapshot). ¿Cómo entonces funciona el mecanismo de copia de seguridad de archivos abiertos integrado en FBS?

Esta solución es complicada, pero el funcionamiento es sencillo. El cliente (FBS Worker) tiene integrado un controlador del sistema de archivos, el cual, en momento de necesidad, es instalado dinámicamente en el sistema. Es responsable de leer los archivos bloqueados omitiendo el bloqueo del sistema operativo y capturar la operación de escritura. El controlador captura las operaciones de escritura que a los archivos PST se refieren, lee desde el búfer los datos viejos y deja pasar la operación de escritura. De esta forma, el programa siempre tiene acceso a las imágenes coherentes de los archivos PST sin bloquear el programa Outlook y sin crear imágenes nuevas.


Copia de seguridad diferencial de archivos PST/OST

El tamaño de un archivo PST puede ser de varios gigabytes. Una copia de seguridad diaria de archivos grandes realizada de forma tradicional va de la mano de una carga en la computadora y en la red informática bastante considerable. Ferro Backup System da la posibilidad de realizar copias de seguridad delta. Esto quiere decir que, todos los días, se copian solamente los cambios respecto al día anterior. Este tipo de solución aumenta la velocidad de copia de seguridad, de media, en un 95% y reduce en el mismo número la carga en la red informática y el espacio ocupado en el servidor de respaldo. Sin embargo, durante la recuperación de datos, una copia delta está disponible como una copia completa. El administrador puede seleccionar el día que se quiera recuperar el archivo PST, y el escalado de la copia diferencial es trabajo de FBS. El archivo PST puede ser recuperado a la ubicación original o enviado a otra estación de trabajo.


Compresión de archivos PST/OST, tamaño de las copias de respaldo y velocidad de la tarea de copia

FBS funciona en una arquitectura cliente-servidor. Gracias a ello, es posible realizar una compresión de datos incluso antes de transferir los datos al servidor de respaldo. El archivo PST contiene, en su mayoría, datos de texto, los cuales, son fáciles de comprimir. El nivel de compresión de las bandejas de entrada, contactos y horarios oscila entre un 60% y 70%. Esto quiere decir, que el tamaño de la copia de seguridad completa de los archivos PST con un tamaño de 8 GB es, aproximadamente de 2,8 GB. Es bastante, sobre todo cuando, un usuario utiliza una computadora portátil con una conexión de red pequeña. En este tipo de situaciones, lo mejor es realizar la primera copia completa mediante una red LAN. Las siguientes copias diferenciales (delta) pueden ser realizada con una conexión más débil. La típica copia delta diaria de los archivos PST tiene un tamaño de 100 Mb, pero tras la compresión es solamente de 28 MB. Unas copias de seguridad delta diarias de una computadora de oficina, donde hay miles de pequeños archivos (documentos) y un archivo grande PST, toma, aproximadamente, 5 minutos.


Cómo configurar el programa de copia de seguridad de archivos PST y OST

Si consideramos realizar copias de seguridad solamente de un archivo PST, al rango de copia de seguridad se debe añadir la ruta completa al archivo Outlook.pst. Cuando en la computadora hay varios usuarios o Outlook creó archivos PST nuevo, la forma más cómoda para añadir estos archivos a la copia, es utilizar comodines tales como *.pst. Para reducir el número de datos enviados y aumentar la velocidad de la tarea de copia de seguridad, en caso de archivos grandes como los archivos PST, se debe apagar la copia de seguridad delta. Para finalizar, se debe seleccionar en el programa, la opción que permite realizar copias de respaldo de archivos abiertos y bloqueados. 

 1) Añade al rango de copia de seguridad los archivos Outlook.pst y Archive.pst o con el comodín *.pst y *.ost.
 2) Active la copia de seguridad delta.
 3) Active la opción de copia de seguridad de archivos abiertos y bloqueados.



Resumen

Gracias a las características descritas, FBS es un buen candidato para realizar las copias de seguridad diarias de los archivos PST y OST. La copia de respaldo se realiza en segundo plano y no interrumpe los trabajos realizados por el trabajador. Durante el proceso de copia de seguridad, el usuario puede seguir utilizando el programa MS Outlook, enviando o recibiendo correos. No hay necesidad de apagar el programa o interrumpir el trabajo en la computadora. Debido a que, el programa funciona en una arquitectura cliente-servidor, se puede utilizar las copias de seguridad diferenciales a nivel de fragmento de archivo (delta) junto con la compresión por parte del cliente. El resultado es que la copia de seguridad de los archivos PST es más rápida y no provoca una carga muy grande en la red informática.


Advertencias

Las cuentas POP, almacenan la información en archivos de datos del programa Outlook (archivos pst).
Las cuentas del programa Office 365, cuentas del servidor Exchange, cuentas IMAP y cuentas Outlook.com almacenan su información en archivos de datos del programa Outlook en modo offline (ost).

Si el archivo de datos de Outlook (pst) se hace muy grande, puede provocar una sincronización más lenta con OneDrive y puede lanzar un comunicado "procesando los cambios" o "el archivo está siendo utilizado". Aprenda a eliminar un archivo de datos PST de Outlook de OneDrive.


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